Digitalizar facturas y otros documentos supone ahorro de costes y eficiencia en los procesos.

Los documentos escaneados no requieren de archivadores ni espacio físico, se conservan en el tiempo y es muchísimo más sencillo y rápido localizarlos de forma inmediata ahorrando por ello tiempo y mejorando la eficacia profesional.

Calcular los costes de impresión de un documento o de realizar una fotocopia de forma exacta es algo complicado, pero sumamente importante si realmente quieres tener una idea de tus gastos. No debemos olvidarnos de que, tanto en una fotocopia como en una hoja impresa, entran en juego muchos elementos que cuestan dinero: tóner / tinta, papel, luz, mantenimiento del equipo, llamadas al servicio técnico, nuestro tiempo, etc.

Para hacernos una idea aproximada de lo que podemos gastar en este aspecto, vamos a hacer referencia a los costes populares de una empresa de impresión / fotocopiado universitario (los más económicos porque trabajan con grandes volúmenes). Partimos del hecho de que el tóner (fotocopiadora) es más económico que la tinta (impresora) por lo que a un documento fotocopiado le daremos el valor mínimo de 0,03€ y a uno impreso de 0,05€.

Si una asesoría contable contabiliza una media de 15.000 facturas al año, si las fotocopias su coste es de 450€/año y si las imprimes el coste es de 750€/año. Un escáner solo consume nuestro tiempo y muy poca luz así que, le vamos a dar el valor de 0,01€ por documento. Las 15.000 facturas escaneadas tendrían un coste de 100€/año.

Si escaneas 15.000 facturas al año y dejas de fotocopiarlas o imprimirlas, te estarás ahorrando entre 300€ y 600€ cada año como mínimo. Esto, partiendo de un coste de escaneado al alza (ya que entran muchos menos recursos) y costes de impresión y fotocopiado a la baja.

Con una correcta digitalización y/o software que mejore su indexación y consulta (sistemas de gestión documental), será mucho más sencillo y rápido localizar un documento cuando nos haga falta ahorrando por tanto tiempo. Tiempo que permitirá que las consultas de los clientes se puedan responder más rápido y analizar mejor la situación de cada uno de ellos al no estar buscando entre montañas de papel aquel que nos hace falta y se resiste a aparecer.

Pero si avanzamos un poco más, podriamos prescindir incluso de las facturas en formato digital, esto conllevaría a pasar al siguiente proceso:

Digitalización Certificada de Facturas

En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado por la AEAT, y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad” que tiene carácter contractual. El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado.

Desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

Este procedimiento consiste en aplicar una firma electrónica a una factura escaneada y registrar los datos requeridos por la AEAT aplicando un sello de tiempo a una base datos con docuCERT®.

El archivo digital, al no poder ser manipulado posteriormente, sustituye a efectos legales a la factura física; los archivos de papel se sustituyen con archivos digitales.

¿Qué beneficios aporta La Digitalización Certificada de Facturas?

• Más productividad. Procesos digitalizados
• Menos espacio físico dedicado a custodia y conservación de papel
• Rapidez en consulta de documentos. Al contrario de la e-factura, la implantación de la Digitalización Certificada de Facturas no depende de la colaboración activa del proveedor
• Oficina sin papel
• No se pierden facturas ni se pagan dos veces
• Posibilidad de aprovechar el descuento por pronto pago de los proveedores
• Visibilidad permanente del estado de las facturas
• Informes financieros a tiempo y precisos

Fuente: BOE, ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril