La gestión de facturas es uno de los elementos más pesados y complicados de llevar en la organización general de una empresa. Por suerte, la aparición de los documentos digitales ha hecho posible la digitalización facturas y todo tipo de documentos y archivos de especial importancia para las organizaciones. La expansión y mejora del uso de la nube como medio para almacenar este tipo de documentación, se ha convertido en una garantía para conseguir que la automatización de facturas sea una realidad para cada vez más empresas en todo el mundo.

El ahorro en tiempo y dinero que supone los procesos de digitalización, gracias, entre otras cosas, a que se eliminan los espacios físicos para almacenamiento de documentos y se optimizan las tareas del personal hasta ahora encargado de su manejo y organización, además de su comodidad y rapidez en la gestión de documentos digitales como el pago y control de las facturas, eliminando procesos obsoletos en la tramitación de las mismas.

¿Qué son las facturas digitales?  

Cuando hablamos de facturas automatizadas, nos referimos a esos documentos en formato electrónico que tienen la misma validez que los realizados en formato papel, y que pueden tener incluso más elementos de seguridad que las tradicionales, además de ser mucho más fácilesdemanejar. Con la digitalización, se asegura que este fichero siempre tendrá características legales que aseguren la autenticidad e integridad de su envío. Entre sus enormes ventajas, destaca, como decíamos, el hecho de ahorrar mucho dinero en la gestión de personal y de papel, así como la reducción de tiempo de trabajo gracias a una organización óptima de todos los documentos.

Con el uso de las facturas en formato digital, cada vez más empresas consiguen reducir su departamento de facturación a la mínima expresión, lo que implica un ahorro de gastos en personal y espacio de almacenamiento, algo importante en la actual coyuntura económica que vivimos. Además, la posibilidad de alojar los documentos digitales en la nube implica un proceso de automatización esencial para que, una vez creadas, su envío sea automático las veces que se necesita.

Software de gestión de facturas digitales, herramienta clave para las empresas

Otro mérito de la facturación automatizada es que solo se necesita un software básico, que generará estas facturas en formato digital de manera indefinida. Esto se traduce en una inversión mínima en relación con todos los beneficios que puede ofrecer a largo plazo. En general, la automatización de procesos documentales ayuda a las empresas a mejorar la organización, control y visibilidad de infinidad de tareas administrativas, pero es importante tener en cuenta las necesidades y particularidades de cada empresa antes de vaticinar un ahorro de  tiempo, trabajo y recursos de las mismas características.

Y es que el ahorro no es inmediato. Se trata de una solución que aporta interesantes beneficios a las empresas a medio y largo plazo y que no será igual en todas las organizaciones. De ahí la necesidad de valorar qué tipo de software, en función de sus servicios y funcionalidades específicas, es que el que puede necesitar nuestro negocio.

Como explican desde Readsoft, empresa especializada en el desarrollo de soluciones para la digitalización de procesos como la automatización para SAP enfocada para medianas y pequeñas empresas, “es mediante la automatización de procesos manuales como la gestión de las compras y la gestión de los pedidos de clientes, como podrá maximizar realmente el valor de la inversión que ha realizado”.

Así, no sirve cualquier software de gestión, será interesante valorar los existentes en el mercado para encontrar el que mejor se adapte a los recursos y necesidades según el tipo de negocio, sector, mercado en el que opere, tamaño, número de empleados, crecimiento anual, etc.  En definitiva, una empresa que quiera prosperar en estos tiempos, debe saber adaptarse a las nuevas tecnologías para sacarles el máximo beneficio con el mínimo gasto, incluyendo procesos como la facturación digital y la gestión digital de documentos.

Fuente: empresaactualidad.com