Soluciones de gestión para el archivado de documentos.

El archivo documental es un componente esencial en muchos modelos de negocio. Entre los requisitos de un archivo electrónico de documentos está que el proceso de archivado de documentos sea seguro y de confianza, de modo que se pueda demostrar que los documentos no han sido alterados desde su entrada en el archivo.

Todas las empresas necesitan pruebas legales de contratos y documentos de transacciones (facturas) con las aprobaciones y las firmas de los documentos.

Un archivo electrónico de documentos con acceso desde el navegador bien administrado puede proporcionarle un seguimiento del estado físico de los documentos y los registros electrónicos de manera más eficiente que los métodos tradicionales de archivo documental.

Con un archivo documental centralizado y un sistema de recuperación de documentos asociado, su empresa será capaz de encontrar, solicitar y recuperar sus documentos electrónicos o en papel con rapidez y facilidad. Los documentos más antiguos o de papel pueden ser escaneados digitalmente y archivados electrónicamente con las soluciones de gestión para el archivado de documentos. Estos registros se guardan como archivos PDF, y pueden ser indexados correctamente por las soluciones de gestión documental.

Con el archivo electrónico de documentos su empresa mantiene la información archivada a sólo unos clics del ratón, ahorrando tiempo, dinero y el espacio de los métodos físicos de almacenamiento de archivo documental en papel.

El sistema de gestión documental con archivo documental puede indexar los archivos adecuadamente, lo que proporcionará más eficacia en la clasificación y recuperación de los documentos y registros.

El sistema de gestión documental asociado al archivo electrónico de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de su empresa, los usuarios tienen la información y trazabilidad sobre cómo se crean, revisan, publican y se utilizan los documentos, y también la forma en que se guardan o se eliminan los documentos.

Un sistema efectivo de archivo documental debe ser flexible para que permita gestionar correctamente la vida y el movimiento de los documentos dentro de su empresa, y que además integre el sistema de control sobre el archivo documental que mejor se adapte a su empresa.

El archivo electrónico de documentos promueve la recuperación y el intercambio de información con facilidad y organiza el contenido de una manera lógica y coherente, con lo que es fácil regular la creación de contenido y la presentación de documentos a través de su sistema de documentos.

Con el sistema de archivo documental adecuado para su empresa, se irá dando cuenta de una mayor productividad haciendo que la información este disponible en tiempo real a sus empleados. La atención al cliente se mejora al tener acceso a los documentos de inmediato en lugar de tener que ir a buscarlos. Las escrituras, contratos, facturas y demás documentos importantes para su empresa estarán a salvo de inundaciones, incendios y otros desastres naturales.

Un archivo documental sirve entre otros muchos tipos y formas de archivar documentos, para los siguientes casos específicos:

• Archivos históricos digitalizados
• Archivo de documentos administrativos
• Archivo de documentos contables

¿Qué se puede hacer con los documentos en papel una vez que se digitalizan, se realiza el archivo electrónico y no se necesita acceso al documento original? La trituración es una opción segura para eliminar los documentos sensibles. El proceso de trituración destruye los documentos y los convierte en no reconocibles, lo que garantiza mantener la privacidad.

Atrás han quedado los días de un almacén archivo documental lleno de cajas de documentos archivados. El archivo documental de hoy en día es el archivo electrónico de documentos y este archivo está disponible en su navegador, seguro y accesible y cumple con los requisitos legales para la gestión de los documentos.

Fuente: TBS - Telecon Business Solutions