90.000 páginas, 40.000 fotocopias, 10.000 envíos de faxes y 817 horas haciendo circular documentos. Estas cifras son el reflejo del gasto de papel en una empresa de 10 empleados en un año, según datos de la consultora Gartner.  Un daño que, además de al medio ambiente, perjudica al propio ‘bolsillo’ de tu asesoría y de tus clientes y que se podría paliar con un sistema de gestión de documentos electrónicos.

El manejo de las facturas, justificantes o documentación relacionada con la Agencia Tributaria, se hace más eficiente mediante herramientas electrónicas. Si bien es cierto que se pueden agilizar estas tareas con una cierta disciplina en la gestión y clasificación de documentos o mediante el escaneo de algunos de ellos, el factor tiempo se convierte en un hándicap que repercute también en la rentabilidad del negocio.

Este tipo de herramientas de contabilidad proporcionan un ahorro del tiempo perdido al manipular documentos (búsqueda y traslado) de más de un 27%. En el supuesto de que una persona dedique dos horas semanales a esta tarea, a lo largo del año se ahorraría 24 horas, tiempo que puede dedicar para centrarse en su core business.

A este ahorro ‘inmaterial’ se unen una disminución de los costes directos, 6,53 € por cada documento, es decir, 1.306 € anuales. En este contexto de digitalización el coste de error se reduce considerablemente, unos 120 € por documento mal clasificado y en caso de un documento que no aparece, el ahorro ya sería incalculable.

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorrarían directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.