Digitalización documentos = ahorro

¿Te has parado a calcular cuánto podría ahorrar tu empresa si cambia de la cultura del papel a la cultura digital?

  • En tareas de gestión documental: El ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%
  • En la búsqueda de documentos: Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, con un coste estimado de 0,68 euros, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un coste estimado de 0,08 euros. Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando documentación. El almacenamiento/búsqueda de un documento en papel cuesta 20 euros
  • En la disminución del riesgo de extravío ya que el almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.
  • En la recolocación, después de una consulta del documento en papel, a su lugar físico de origen

En el siguiente cuadro se muestra una comparativa del tiempo utilizado en la gestión de documentación electrónica y el tiempo utilizado en la gestión de documentos en papel:

Tarea Tiempo estimado con papel Tiempo estimado sin papel
Lectura y clasificación de la correspondencia 1 min. 1 min.
Lectura y clasificación de la correspondencia/digitalización y referenciación 0 min. 3 min.
Distribución a sus destinatarios 2 min. 0 min.
Fotocopia/s 2 min. 0 min.
Archivo 4 min. 0 min.
Búsqueda para consulta solicitada 4 min. 0,5 min.
Nueva fotocopia 1 min. 0 min.
Rearchivo 2 min. 0 min.
Total 16 min. 4,5 min.

 

Es importante comentar que en este ejemplo se está suponiendo que nunca hay problemas en encontrar un documento, aunque se sabe que esto no es así y Gartner Group estima en 120 € el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.

¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

Como visión independiente, Gartner Group estimó en 1997 en 8 horas semanales el trabajo dedicado a tareas de gestión documental por los profesionales que basan su trabajo en el conocimiento.

Ahorro de costes

A la hora de hablar de ahorro de costes en gestión documental es importante destacar que los costes de documentación anuales de una compañía representan un 5 y un 15% de sus ingresos totales. El ahorro en costes se podría resumir en los siguientes puntos:

  • La gestión documental implica una reducción de costes:
    1. Gartner Group: Los costes suelen reducirse en un 66%
    2. PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80%
    3. Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): Hasta un 40% de ahorro
  • Relacionados con la copia, archivo y transferencia de documentos entre personas:
    1. Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 euros
  • En la reducción del uso del papel:
    1. El 96% de documentos críticos circula en papel
    2. El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel
    3. Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra
  • Reducción de impresiones (además el 19% de los documentos impresos se malgastan)
  • Ahorro en tóner
  • Ahorro en material de archivo. Si hacemos una estimación de costes de material de archivo tenemos los siguientes
Material de archivo Coste unitario en €
Armarios archivadores (capacidad 4 cajones, 50 carpetas colgantes por cajón = 200 documentos. Cada documento, 3 páginas de media) 1,50
Fotocopias (4 fotocopias/documento de 3 páginas de media) 0,43
Carpetas, clips, etiquetas, etc. 0,09
Metros cúbicos (coste mt. Cuadrado por documento x 5 años vida documento) 4,51
Total por documento 6,53

 

  • Reducción de envíos de documentación a proveedores y clientes
  • Generación de nuevos documentos por su pérdida o deterioro
  • Ahorro en envíos por correo postal que se estiman en 0,42 € por documento de media y que podrán desaparecer en gran parte si se dispone de un repositorio de documentos digitales. Si además disponemos, como es habitual hoy en día, con enlaces a sistemas de correo electrónico, además, el plazo de recepción de la información enviada se acortaría de manera exponencial
  • En el espacio para el almacenamiento de los documentos en papel. A continuación se incluye una tabla preparada por los servicios de consultoría de Arthur Andersen en el año 1997

Almacenamiento tradicional

Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes alquiler espacio anual
Externa (correo…) 12.000 30 archivadores 0,5 m2 90,15 €
Interna (facturas, listados…) 120.000 300 archivadores 5 m2 901,50 €
Históricos 1.625.000 4050 archivadores 68 m2 12.260,65 €
Total       13.252,30 €

 

Almacenamiento electrónico

Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes anuales
Externa (correo…) 12.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €
Interna (facturas, listados…) 120.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €
Históricos 1.625.000 1 Juke Box 0,5 m2 90,95 €
Total       92,75 €

 

Como resumen de todo lo anterior, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos

  • Incremento en productividad: 71,9 %
  • Ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información: 27,39 %, tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización
  • Ahorro en costes de tiempo de manipulación: 32 € por cada 10 documentos diarios
  • Ahorro en costes directos de material: 6,53 € por documento o lo que es lo mismo, 1.306 € anuales por cada archivador que haya en la empresa
  • Ahorro de 120 € por cada documento mal clasificado
  • Ahorro incalculable cuando un documento no aparece

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.